Le courrier électronique est devenu une partie intégrante de notre journée de travail. Cependant, il n'existe pas de mode d'emploi universel. C'est pourquoi nous recherchons une stratégie qui nous apprend à travailler efficacement avec les e-mails sans causer de stress ou de fatigue supplémentaire.
Selon des milliers de livres d'auto-assistance et de gourous de la gestion du temps, il existe un moyen de détendre vos e-mails. La quantité de recherches effectuées sur ce sujet leur donne la possibilité de seuls les chiffres positifs montrer. Parfois, ils ne basent même pas du tout leurs données sur de vraies études.
Il n'existe pas de solution unique qui favorise à la fois la productivité et la santé mentale des employés
L'ACAS (un bureau d'experts en milieu de travail basé au Royaume-Uni) a commandé une étude sur diverses stratégies que les gens utilisent pour vérifier le déluge d'e-mails professionnels. Pour cette étude, 42 articles ont été utilisés à partir desquels les chercheurs ont extrait un certain nombre de thèmes pertinents. Au final, 12 participants représentatifs ont testé les stratégies qui ont émergé de cette recherche.
L'étude a révélé qu'il n'existe aucune solution prête à l'emploi qui favorise à la fois la productivité et la santé mentale des travailleurs. La lecture de vos e-mails après le travail, par exemple, vous donne un plus grand sentiment de contrôle, mais cela ne réduit pas votre charge de travail. De plus, cela conduit à son tour à des conflits avec votre partenaire.
Les chercheurs ont découvert un certain nombre de stratégies qui semblent bien fonctionner. De cette façon, ils pourraient capturer certains mythes populaires sur le courrier électronique au travail. Voici les cinq exemples les plus importants.
Tout le monde déteste être constamment interrompu par des notifications par e-mail. Cependant, nous ne devons pas non plus ignorer nos e-mails trop longtemps † Les employés qui consultent régulièrement leurs e-mails sont moins susceptibles de se sentir dépassés, même lorsqu'ils reçoivent une énorme quantité d'e-mails. Il est donc important de vérifier régulièrement votre boîte de réception si vous voulez éviter le stress lié aux e-mails.
Seule une petite quantité de courriels envoyés et reçus sur le lieu de travail ne sont pas liés au travail. Créer des employés de manière efficace utiliser les e-mails pour accomplir leurs tâches et indiquer qu'il s'agit d'un outil crucial.
Le 1er janvier 2017, une nouvelle loi a été votée en France. Cette loi accorde aux salariés le droit de « désactiver ». Passé une certaine heure, ils ne sont plus obligés de consulter leurs mails. Mais est-ce que les employés le veulent vraiment ? Ils indiquent qu'ils trouvent la flexibilité du courrier électronique utile.
Étiquette des e-mails prescrit que nous ne sommes plus autorisés à envoyer des e-mails après les heures de bureau. Il existe des outils qui permettent de différer l'envoi du courrier. Ceux-ci donnent au personnel la possibilité de traiter leurs e-mails après la journée de travail. De cette façon, ils ne dérangent pas les personnes qui ne veulent pas emporter leur travail à la maison.
Dans les emplois très orientés client, un temps de réponse clair et limité est absolument nécessaire † Dans d'autres industries, cependant, la limitation du temps de réponse crée une pression et un stress supplémentaires inutiles pour les employés. Cela permet une approche réactive plutôt que stratégique.
La pression pour réagir rapidement est donc contre-productive et peut aussi être infondée. De nombreux clients indiquent qu'ils n'ont pas du tout besoin d'une réponse rapide. Il est donc préférable pour les organisations d'omettre ces limites.
La fonction CC (copie carbone) dans les e-mails remonte à l'époque des mémos manuscrits et de la machine à écrire. La fonction imite le soi-disant papier carbone, qui est noir sur une face et qui est automatiquement copié lors de l'écriture. L'examen des fonctions CC et Répondre à tous montre que ces options ont des effets différents selon les situations de travail.
Dans une culture de la dette, la fonction CC a souvent une réputation négative. C'est une façon pour les employés de se couvrir, de rejeter la faute sur les autres ou de se vanter et de se faire connaître. Cependant, la fonction CC est reçue positivement lorsque la relation entre collègues est bonne † Ici, c'est un moyen de partager des informations entre eux, de rester impliqués et de surmonter la différence de statut entre les employés.
D'autres outils tels que Slack, Yammer et les boîtes de réception collaboratives peut aussi être très utile. Ils sont principalement utilisés pour coordonner les activités numériques des employés. Les messages des projets d'équipe sont partagés numériquement et les discussions sont récupérées et liées aux projets et aux documents. Pour les travailleurs à temps partiel et postés, ces systèmes évitent que les messages ne s'accumulent car leurs coéquipiers peuvent collecter les e-mails.
Quelle conclusion tire-t-on de cette étude ? Notre approche du problème dépend clairement de la technologie de communication que nous utilisons. L'utilité du courrier électronique sur le lieu de travail varie d'un individu à l'autre et dépend de l'ambiance de travail. Les organisations doivent en tenir compte dans leur recherche d'une meilleure communication et leur lutte contre l'épuisement professionnel.
Traduction :Silke Hendriks
